بسم الله الرحمن الرحيم
الأخوة الزملاء ... الأخوات الزميلات
نبين لكم اليوم النظام المالي الموحد للجمعيات الخيرية الصادر عن وزارة الداخلية الفلسطينية
أحكام عامة.
توصيح للنماذج.
كشف بالرواتب والأجور واستقطاعات ضريبة الدخل.
دليل ترقيم الحسابات.
السنة المالية للجمعية تبدأ من أول يناير وتنتهي يوم 31 ديسمبر من العام نفسه .
الشيكل الجديد ( العملة المحلية ) هو وحده العملة الرسمية في العمليات المحاسبية .
يمكن اعتماد عملة أجنبية أخرى بالإضافة إلى الشيكل في التقارير المالية فقط .
التبرعات بالعملات الأجنبية يتم تسجيلها حسب سعر الصرف في البنك في تاريخه وتعالج الفروق في حساب مستقل يسمى ح/فروق تحويل العملات ويكون تابعاً للمصروفات الإدارية.
يتم اعتماد مبدأ الاستحقاق المعدل كنظام للمحاسبة مع مراعاة ما يلي :
مدخرات العاملين ومستحقاتهم تعتبر مصروفات مستحقة على الجمعية ويجب فتح حساب مستقل لذلك .
إذا كانت التبرعات تخص أكثر من فترة محاسبية تعتبر إيرادات مقدمة .
كل المصروفات يجب أن تدعم بمستندات ووثائق تثبت صحتها .
كل المستندات المقدمة يجب أن تكون أصل ولا تقبل الصورة إلا في حالة الضرورة القصوى (فقدان أصل المستند ) يجب أن يكتب عليه " صورة طبق الأصل ، بدل فاقد " ويوقع عليه من صاحب المستند .
كل مستند يتم تسديده يختم بخاتم سدد حتى لا يصرف مرة أخرى .
مجلس الإدارة هو الجهة الوحيدة المخولة بقبول التبرعات أو رفضها حسب سياسة الجمعية ويجب الحصول على موافقة دائرة الجمعيات بوزارة الداخلية خطياً بقبول التبرعات .
يجوز إعدام كل المستندات بعد مرور سبع سنوات على نهاية سنة الحساب ما عدا الميزانيات فيجب الاحتفاظ بها لعشرة سنوات فقط أما تقارير المراجعة فلا يجوز إعدامها نهائياً مع الالتزام بالشروط الآتية :
أن تكون الميزانية قد تم اعتمادها من دائرة الجمعيات بوزارة الداخلية .
الحصول على موافقة خطية من دائرة الجمعيات بوزارة الداخلية للإعدام .
إعدام المستندات بقرار من مجلس الإدارة مع مراعاة بند (5) .
يجب اعتماد مدقق حسابات خارجي لمراجعة وتدقيق حسابات الجمعية .
التبرعات العينية تعامل كالمشتريات ويتم تقييمها على حسب سعرها في السوق في حينه وتدعم بسند قبض تبرع عيني مع سند استلام .
التبرعات الخدماتية المقدمة من قبل أشخاص من خارج الجمعية يتم تقييمها على سعر الأجرة التي تدفع للعاملين في الجمعية وفي حالة عدم وجود مماثل في الجمعية تحسب على سعر السوق في حينه تسجل كمصاريف رواتب وتقابل بالإيرادات .
تشكل لجنة للجرد برئاسة عضو مجلس إدارة عليا وتكون الأصول عهدة على رئيس الفرع .
أي مصروفات يجب أن تكون مدعمة بمستند رسمي ( فاتورة ) وطلب شراء وسند صرف وجميعها موقعة من امين صندوق الجمعية.
يجب تقديم الميزانية معتمدة من مدقق حسابات معتمد في موعد أقصاه 30/4 من العام التالي .
يجب اعتماد سندات القبض من دائرة الجمعيات بوزارة الداخلية قبل استخدامها .
يجب أن تلتزم الجمعية بتسديد استقطاعات ضريبة الدخل عن العاملين فيها .
تشمل الحسابات الختامية في الجمعية على
ح/الإيرادات والمصروفات .
بيان الميزانية العمومية في نهاية السنة المالية.
يجب إظهار الاتفاقيات المالية الموقعة مع الجهات الممولة بالسجلات المحاسبية حسب الحالة .
الأصول الثابتة :
تثبت الأصول بقيمتها الشرائية ويقفل هذا القيد عند إهلاك الأصول أو إعدامه .
إهلاك الأصول أو إعدامه يتم بقرار من مجلس الإدارة .
الأصول الموجودة حالياً يجب جردها وإثباتها في سجل الأصول ويتم تقييمها من ذوي الخبرة ويتم إثباتها كأنها جزء من الفائض العام .
يتم الاحتفاظ بسجل للموجودات الثابتة في الجمعية بحيث يبين هذا السجل ما يلي :
اسم الأصل ، الوصف ، تاريخ الشراء ، العمر الافتراضي ، سعر الشراء ، وأي ملاحظات أخرى ( انظر النموذج التالي ) .
سجل الأصول الثابتة
مسلسل اسم الاصل ، وصفه ، تاريخ الشراء، العمر الافتراضي، سعر الشراء ، ملاحظات
العملات البنكية
يجب إيداع كل النقدية في حساب في البنك ( ما عدا ما جاء في بند 2 )
يجب عدم الاحتفاظ بأكثر من 1000 شيكل في الصندوق العام بأي حال من الأحوال أو ما يعادلها لمواجهة الطوارئ .
يجب فتح حساب أو أكثر في البنك وبأي عملة .
العمولات والفوائد البنكية المدينة تعد مصروفات تتحملها الجمعية .
إذا كان هناك فوائد دائنة ناتجة عن المعاملات البنكية تثبت كإيرادات وتتبع حساب الجمعية .
الفوائد المدينة والدائنة يتم تسويتها شهرياً .
الشيكات التي لا تصرف خلال ستة شهور من تاريخ إصدارها يجب إلغاؤها وإصدار شيك جديد ويجب معالجتها محاسبياً .
جميع المدفوعات التي تزيد قيمتها عن 100 شيكل تدفع بشيك .
يجب اعتماد ثلاثة توقيعات في البنك بقرار من مجلس الإدارة ويجب أن يوقع على الشيك بتوقيعين من الثلاثة المعتمدة لدى البنك كالأتي :
توقيع أمين الصندوق ( توقيع رئيسي ) .
توقيع رئيس الجمعية.
توقيع نائب رئيس الجمعية في حال غياب الرئيس
يجب إلغاء توقيع الموظف المستقيل فوراً وذلك برسالة رسمية من مجلس الإدارة إلى وزارة الداخلية .
في حالة التحويلات البنكية بين الحسابات ترسل رسالة إلى البنك بالتحويل موقعة من المخولين بالتوقيع وإحضار قسيمة تحويل ثم يصادق عليها من قبل الرئيس وأمين الصندوق.
المصروفات والمدفوعات
الأسس الآتية هي معيار ضبط عمليات الصرف للنقدية ( أوراق مالية وشيكات ) .
يحق لمجلس الإدارة وضع سياسات أخرى للضبط إذا لم يرد بها نص .
أسس الرقابة على الصرف
كل عملية صرف يجب إصدار سند صرف بها مهما كان مبلغها .
إذا كان المبلغ أقل من 100 شيكل يمكن صرفها من الصندوق مباشرة ، ما زاد عن 100 شيكل يجب صرفه بشيك من البنك .
يحتفظ بدفاتر الشيكات غير المستعملة في مكان أمين ويثبت في سجل خاص عند ورودها في البنك وتصرف تباعاً للاستعمال تحت رقابة كافية من قبل مجلس الإدارة ويعتبر عهدة على صاحب التوقيع الرئيسي ( امين الصندوق) .
لا يصرف أي دفتر شيكات جديد إلا بعد تسليم الدفتر القديم .
يمنع منعاً باتاً التوقيع على شيك على بياض .
قبل التوقيع على الشيك يجب مراجعة كل المستندات والبيانات التي تثبت صحة عملية الصرف واستيفائها للشروط المطلوبة .
يجب أن يرفق مع إيصال الصرف المستندات اللازمة لدعم صحة عمليات الصرف .
يجب ختم المستندات المصروفة بخاتم سددت حتى لا تصرف مرة أخرى .
يمنع منعاً باتاً إصدار شيك لحامله .
يتم الالتزام بالحدود التي تم تحديدها سابقاً للمصادقة على المصروفات التي ينوي صرفها.
تلتزم إدارة الجمعية ببنود المصروفات طبقاً لما تم تحديده ضمن الموازنة التقديرية سواء للمركز الرئيسي أو الفروع .
عدم توقيعها ( بند 14 ) يعتبر مخالفة قانونية .
المقبوضات
الأسس الآتية هي معيار ضبط للمقبوضات النقدية ( النقود الورقية والشيكات ) .
يحق لمجلس الإدارة وضع سياسات أخرى للضبط النقدي إذا لم يرد نص في هذه الأسس.
أسس الرقابة على المقبوضات
جميع المقبوضات مهما كان مبلغها يجب إصدار إيصال قبض به ( راجع النماذج )
جميع المقبوضات يجب اعتمادها من مجلس الإدارة وبتوقيع امين الصندوق على سند القبض .
يجب وضع كل المبالغ الواردة في البنك بواسطة شخص معتمد من قبل مجلس الإدارة بحيث لا يكون له صلة بمسك الدفاتر .
يجب ألا يعهد لشخص واحد بالقيام بجميع العمليات المحاسبية التي تخص القبص واستلام النقدية.
دفاتر سندات القبض يحتفظ بها مسلسلة بمكان أمين ولا يصرف أي دفتر منها إلا بعد تسلم الدفتر السابق وهذه مسئولية أمين الصندوق العام .
يجب الفصل التام بين المقبوضات والسلفة المستديمة .
النسخة الأصلية من سند القبض تعطى للدافع وباقي النسخ ترفق مع المستندات التي تثبت القبض .
إيصال القبض يجب اعتماده من أمين الصندوق بالإضافة إلى المستلم .
عملية إثبات المقبوضات يجب اعتمادها محاسبياً من إيصالات القبض .
يجب الحصول على موافقة إدارة الجمعيات بوزارة الداخلية خطياً للحصول أو جمع التبرعات مهما كان نوعها أو قيمتها .
يجب ختم إيصالات القبض من دائرة الجمعيات بوزارة الداخلية قبل استخدامها .
استخدام إيصالات قبض غير مختومة من دائرة الجمعيات بوزارة الداخلية تعتبر مخالفة قانونية .
الدفاتر والمستندات المحاسبية
أولاً : يمكن اتباع إحدى الطريقتين الآتيتين :
طريقة القيد المزدوج يحيث تشتمل كحد أدنى على ما يلي :
سند صرف
سند قبض
سند قيد يوميه
دفتر يومية عامة مع دفتر أستاذ مساعد
دفتر أستاذ عام ( أو الطريقة الأمريكية )
سجل للأصول
استخدام الحاسوب بحيث يشمل على :
سند صرف آلي بالإضافة إلى السندات اليدوية
يوميه عادية
سجل الأصول
سند قبض آلي بالإضافة إلى السندات اليدوية
أستاذ عام
ثانياً : يمكن استخدام أي دفتر أو مستندات أخرى بحيث تخدم سهولة العمل وعلى سبيل المثال وليس الحصر .
سجل إثبات الأصول الثابتة
سند أمر شراء
ملاحظات هامة :
عند استخدام الحاسوب يجب تخزين المعلومات بصورة دورية حرصاً عليها من التلف أو الفقدان.
يجب في نهاية السنة المالية طباعة سجل أستاذ كامل من الحاسوب حسب الأصول أو حين طلب الجهات المختصة .
لا يحق للمسؤول الاعتذار بتلف المعلومات ويجب أخذ الاحتياطات اللازمة للمحافظة عليها
توضيح النماذج
سند الصرف
بحيث أن يكون من ثلاثة نسخ ( أصل + 2 صورة ) ويجب أن يحتوي على الآتي :
( اسم الجمعية وعنوانه – رقم مسلسل – التاريخ – اسم المستلم – سبب الصرف- المبلغ بالأرقام والحروف – التوقيع بالصرف – التوقيع بالاستلام ) .
إذا كان الصرف بشيك يجب أن يذكر رقم الشيك وتاريخ صرفه واسم البنك
سند قبض
يجب أن يكون من ثلاثة نسخ ( أصل + 2 صورة ) ويجب أن يحتوي على الآتي :
- اسم الجمعية وعنوانها
- رقم مسلسل
- التاريخ
- اسم الدافع
- سبب الدفع
- المبلغ بالأرقام والحروف
- التوقيع بالاستلام
- إذا كان الاستلام بشيك يجب أن يذكر رقم الشيك واسم البنك وتاريخ الصرف
- إذا كان الدفع بعملة أجنبية يجب أن يثبت نوع العملة والمبلغ المدفوع .
خطوات وقواعد الشراء والمناقصات
عند الحاجة للقيام بعملية شراء أو إجراء مناقصة إذا كانت القيمة 1000$ أو أكثر يجب اتباع الآتي :
- تحدد الجهة المستفيدة المواصفات الفنية اللازم توافرها في العين موضع الشراء .
- يصادق مجلس الإدارة أو من يخوله على طلب الشراء ويحدد طرق الشراء .
- يتم الإعلان حسب الطرق التي حددها مجلس الإدارة في بند 2 .
- يقوم المركز بتوزيع شرح وافي عن العين موضع الشراء .
- تشكيل لجنة للبحث في العروض المقدمة تتكون اللجنة من :
1- الرئيس أو نائبه 2- أمين الصندوق 3- أي أشخاص يحددهم مجلس الإدارة
- تقوم اللجنة بفتح محضر تثبت فيه أسماء اللجنة وتفاصيل العطاء وقرار اللجنة ويعد قرار اللجنة نهائياً .
- يتم تشكيل لجنة استلام العين موضع المناقصة لأمر الشراء ويحرر أمر استلام .
- ترسل الفاتورة وأمر الشراء وإذن الاستلام لمراجعتها وإصدار الشيك بالمبلغ المطلوب حسب الأصول .
- إذا كانت قيمة العقد أقل من 1000$ .
- يتم التعامل معها بالشروط السابقة إذا أمكن أو يتم الشراء بطريقة الأمر المباشر وعمل مقارنات للأسعار مع مراعاة إصدار أمر الشراء لكل عملية تزيد عن 100$
ولمزيد من التأكد من المعلومات السابقة يمكنكم الإطلاع على مصدرها من موقع
وزارة الداخلية الفلسطينية - الإدارة العامة للشئون العامة
http://www.moi.gov.ps/?page=633334077042031250
وإلى لقاء آخر بمشاركة جديدة بإذن الله تعالى
أخوكم / محمد سعيد دحبور